Gegevensbeschermingsbeleid

Click here for the English version

Publicatiedatum: 21/06/2023

Wij hechten veel belang aan het recht van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het recht op gegevensbescherming van de bezoekers aan onze website. Wij leveren dan ook alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving. 

In dit Gegevensbeschermingsbeleid proberen wij in heldere en duidelijke taal uit te leggen wie wij zijn en waarvoor u bij ons terecht kan, welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij uw gegevens bewaren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. 

1. Wie zijn wij?

Kaat DM is een Besloten Vennootschap (bv) naar Belgisch recht, gevestigd te Sint-Jansvest 27 bus 301, 9000 Gent en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0767.541.994 (“Kaat DM”, “wij” of “ons”). 

Kaat DM is een onderneming gespecialiseerd in fotografische activiteiten en het maken van huwelijks- en bedrijfsreportages. In het kader van onze activiteiten verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als “verwerkingsverantwoordelijke” met betrekking tot deze persoonsgegevens.

2. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van onze klanten, medewerkers van onze klanten, (contactpersonen van) onze dienstverleners, bezoekers van de website, prospecten, personen die hun contactgegevens aan ons verstrekken en personen die op een andere manier met ons in contact komen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Kaat DM kan van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Artikel 4. Telkens wanneer bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat u ervoor kan kiezen om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

(i) Wanneer u een (medewerker van een) klant bent

(ii) Wanneer u onze website bezoekt

(iii) Wanneer u (een contactpersoon van) onze dienstverlener bent

(iv) Wanneer u commerciële berichten van ons wenst te ontvangen

(v) Wanneer u contact met ons opneemt

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond baseren wij deze verwerking? 

Wij kunnen voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden: 

• Om onze diensten te leveren;
• Voor klanten- en leveranciersbeheer;
• Voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims;
• Om offertes te maken voor potentiële klanten;
• Om te voldoen aan onze wettelijke (boekhoudkundige en fiscale) verplichtingen;
• Voor marketingdoeleinden, namelijk onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich hierop heeft ingeschreven) of marketing via social media kanalen;
• Voor de goede werking en optimalisatie van onze website;
• Public relations;
• Voor de aanduiding van referenties op onze website of social media kanalen;
• Om vragen of klachten te behandelen en te beantwoorden.

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtmatigheidsgronden terugvinden: 

• De verwerking van persoonsgegevens voor de aanduiding van referenties op onze website of sociale media kanalen en om vragen of klachten te behandelen, baseren wij op uw voorafgaande toestemming.
• De verwerking van persoonsgegevens voor onze dienstverlening, klanten- en leveranciersbeheer en het opstellen van offertes baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van overeenkomst die wij met de betrokkene hebben gesloten. Indien u aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet garanderen dat er een overeenkomst met u zal worden afgesloten of dat de overeenkomst op een juiste wijze wordt uitgevoerd.
• De verwerking van persoonsgegevens voor de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen die op ons rusten, baseren wij op onze wettelijke verplichting uit hoofde van de boekhoudkundige en fiscale wetgeving. Indien u aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet op een afdoende wijze voldoen aan deze wettelijke verplichting die op ons rust.
• De verwerking van persoonsgegevens voor het beheer van geschillen en claims, de goede werking en optimalisatie van onze website, public relations en persoonsgegevens van contactpersonen van klanten of dienstverleners die rechtspersoon zijn baseren wij op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om onze belangen te behartigen, onze website op correcte wijze aan te bieden, om onze activiteiten te promoten en om onze contacten te onderhouden).
• De verwerking van persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden(zoals het versturen van de elektronische nieuwsbrief) baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat u de elektronische nieuwsbrief graag wenst te ontvangen (u bent hierin volledig vrij), zal Kaat DM u hiervoor registreren.

Voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, namelijk gezondheidsgegevens, baseren wij ons op de volgende relevante rechtmatigheidsgrond:

• De verwerking van uw gezondheidsgegevens, zoals uw dieetvoorkeuren voor het vertellen van uw “back story”, om u op een authentieke manier te portretteren of bij deelname aan een workshop aangeboden door ons, baseren wij op uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen: 

• Onze dienstverleners die als ‘verwerkers’ voor ons optreden zoals IT-dienstverleners, PR-/marketingdienstverleners, externe adviseurs voor de uitvoering van de overeenkomst; 
• Onze professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren en boekhouders; 
• Overheidsinstanties zoals politiediensten en het gerecht, enkel indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat. 

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij we andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Wij achten dit noodzakelijk in overeenstemming met onze wederzijdse belangen. 

Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Wij werken samen met dienstverleners die namens ons bepaalde gegevens verwerken. Dit geschiedt uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het bijzonder hebben wij met onze dienstverleners – voor zover wettelijk vereist – overeenkomsten gesloten inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst, die voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de AVG en geven wij instructies aan de dienstverleners over hoe zij met de gegevens moeten omgaan. Door zorgvuldige selectie en regelmatige controle zorgen wij ervoor dat onze dienstverleners alle organisatorische en technische maatregelen nemen die nodig zijn om uw gegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

In bepaalde gevallen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben afgesloten of die in uw belang is afgesloten. Indien uw persoonsgegevens voor een ander doeleinde worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). 

• Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden, voor fiscale documenten is dit minstens 7 jaar en voor boekhoudkundige stukken is dit minstens 10 jaar; 
• Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan;
• Alle persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden zullen bijgehouden worden tot het moment dat u ons laat weten dat u onze mailings niet langer wenst te ontvangen of het erop lijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is;
• Alle persoonsgegevens met betrekking tot een klacht over onze dienstverlening bewaren wij 5 jaar na afhandeling van de klacht;
• Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid dat u hier kan terugvinden. 

Enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Indien wij samenwerken met een derde partij, zijn hiervoor de nodige contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens op een veilige manier te verwerken.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: 

• Recht op inzage: U heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens, om informatie te krijgen over hoe en waarom we ze verwerken, en om een kopie te ontvangen van die gegevens. 
• Recht op verbetering: U heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken. 
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): U heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen. 
• Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. 
• Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen indien de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. 
• Recht om uw toestemming in te trekken: U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze rechtmatigheidsgrond. De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van uw toestemming voor de intrekking daarvan.
• Recht van bezwaar tegen direct marketing: U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.

Indien u van geen enkele onderneming nog direct marketing via telefoon wenst te ontvangen, kan u uw telefoonnummer toevoegen aan de Bel-me-niet-meer Lijst (www.dncm.be). Indien u via de post geen direct marketing meer wenst te ontvangen, kan u uw gegevens toevoegen aan de Robinson Lijst ( www.robinsonlist.be). Wij houden steeds met beide lijsten rekening in onze direct marketing campagnes. 

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen. 

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. 

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan de GBA bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres: 

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

9. Wijzigingen van dit Gegevensbeschermingsbeleid

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Gegevensbeschermingsbeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de publicatiedatum bovenaan het beleid. De meest recente versie van dit Gegevensbeschermingsbeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

10. Contact

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent dit Gegevensbeschermingsbeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen per e-mail naar info@kaatdm.com, per brief aan Sint-Jansvest 27 bus 301, 9000 Gent.